Haben Sie nach Feierabend noch Lust am Rechner oder Laptop zu sitzen? Oder sind Sie dann auch froh über ein paar Stunden ohne Emails und Dateien? Überraschend wäre das nicht, denn täglich verschicken wir riesige Mengen an Mails, werden viel zu oft in CC gesetzt und speichern eine Vielzahl an Konzepten und Berichten. Dadurch entstehen schnell meterhohe Berge an Dateien und Emails. Aber im Zeitalter von Informationsfluss und Datenflut sieht der Arbeitsalltag von vielen Menschen genauso aus. Was früher der Gang ins Kellerarchiv war, ist heute das Wühlen und Suchen in Unmengen von Ordnern und Dateien. Diese Datenflut führt oftmals zu Stress, Überforderung und Frustration, da der richtige Umgang mit einer immer größer werdenden Informationsmenge nicht ganz einfach ist.
Aber wie könnte eine Lösung dieses Problems aussehen? Es ist nicht davon auszugehen, dass in Zukunft weniger Emails versendet werden. Laut einer Studie werden weltweit jeden Tag 112,5 Milliarden E-Mails verschickt und die Prognose ist für die nächsten fünf Jahre ansteigend. Deshalb gibt es viele Ratschläge und Hinweise, die den Umgang mit der zunehmenden Datenflut am Arbeitsplatz erleichtern können und zudem Zeit sparen. Die folgenden Tipps können Sie zudem schnell, einfach und selbständig in Ihrem Alltag umsetzen!
Mails gebündelt beantworten!
Viele Mitarbeiter gehen im Büroalltag so vor, dass Sie jede Email, die den Weg in den eigenen Posteingang findet sofort bearbeiten wollen. Bekommt man natürlich pro Tag nur zwei Mails, so lässt sich diese Technik reibungslos umsetzten. In der Regel erhalten die meisten Angestellten und Führungskräfte aber ein Vielfaches an Mails. Mit steigendem Emailaufkommen, erhöht sich auch automatisch der persönliche Stresslevel. Man wird immer wieder von der aktuellen Aufgabe abgelenkt und verliert den Fokus. Wenn Sie sich jedoch feste Zeiträume setzten, in denen Sie ihr Postfach bearbeiten, reduzieren Sie ihren Stress und vermeiden Überforderung. Das kann auch mehrmals am Tag funktionieren. Um diesen Ratschlag umzusetzen kann man sein Email-Postfach nur zu selbst gewählten Zeiträumen öffnen und für die restliche Zeit geschlossen halten. Dadurch können Sie sich besser auf ihre anderen Tätigkeiten konzentrieren, werden nicht ständig abgelenkt, arbeiten dadurch effizienter und sparen zusätzlich eine Menge Zeit.
Fassen Sie sich kurz!
Komplexe Probleme oder Fragen, die eine ausführliche Erläuterung benötigen sind eher weniger für das Format der Email geeignet. Solche langen und ausladenden Emails schaffen oft mehr Verwirrung als präzise Information. Damit wird es häufig notwendig mehrere Mails hin und her zu schicken, bevor eindeutig klar wird, um was es geht. Das Postfach wird zusätzlich belastet und die ohnehin knappe Zeit wird dadurch unnötig beansprucht. Dieses Problem erkannte auch der Designer Mike Davidson und formulierte daher die „5-Sätze-Regel“. Danach sollten Mails grundlegend nicht länger als fünf Sätze sein. Alle Anliegen, die nicht in diesen Rahmen passen, sollten dann besser in einem persönlichen Gespräch geregelt werden. Mit der Anwendung dieser Regel optimieren Sie Ihre Kommunikation und schaffen es Informationen klarer zu vermitteln, da keine vermeidbaren Rückfragen provoziert werden und das Postfach entlastet wird.
Nicht ordnen, suchen!
Das klassische Postfach oder die Festplatte von Angestellten und Führungskräften hat eines: Viele Ordner. Dateien und Dokumente häufen sich in immer komplizierteren Ordnerstrukturen. Neu eingegangene Mails werden in Ordner und Unterordner verschoben, um ein vermeintlich sortiertes Postfach zu gewährleisten. Dabei entstehen genau dadurch die größten Probleme. Durch eine aufwendige Ordnerstruktur gehen viele Emails und Dateien unter und können nicht mehr gefunden werden. Versucht man dann ein Dokument wieder zu finden, stößt man schnell an seine Grenzen. In welchem Ordner wurde die letzte PDF-Datei nochmal abgelegt? An diesem Punkt beginnt häufig ein langwieriges durchkämmen der Ordner. Daher sollten Sie sich von der Erstellung und Sortierung in Ordnern verabschieden. Eine praktikable Lösung ist dagegen nach den betreffenden Emails und Dateien zu suchen. Kein langes herumstöbern mehr. Viele verschiedene und gut ausgereifte Suchprogramme sind auf dem Markt. Eine schnelle und präzise Suche ist eine wichtige Voraussetzung, um sich in großen Datenmengen zurechtzufinden und dadurch seinen Alltag effizienter zu gestalten.
Bis zum 14. September 2011 war Google Desktop das dominierende Desktopsuchprogramm, danach wurden jeglicher Support sowie die Entwicklung eingestellt. Eigentlich verwunderlich, denn man konnte, im Stil der heutigen Google Suchmaschine, nach Dateien, Emails und Dokumenten auf seiner eigenen Festplatte suchen. Ganz gleich, ob es sich Bilddateien, Emails oder Texte handelte. Zwar konnten maximal nur 100.000 Dateien indiziert werden, aber trotzdem war das Programm so ausgereift, dass es auch heute noch sehr beliebt ist. Nachdem sich Google vom Markt für Offline-Suchlösungen zurückgezogen hatte, suchten die Nutzer eine adäquate Alternative. Diese entstandene Lücke konnte durch mehrere Unternehmen wieder geschlossen werden. Copernic, X1 oder Lookeen Desktop Search sind dabei nur einige der aktuellen Programme. Diese neuen Softwarelösungen können qualitativ mit Google Desktop mithalten und haben durch ihre Weiterentwicklung eine bessere Leistung und mehr Features.
Suchergebnisse werden augenblicklich geliefert, die Indizierung lässt sich auf beliebig viele Dateien anwenden und durch vielseitige Filter-Möglichkeiten ist das gewünschte Suchergebnis nahezu garantiert. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist, dass Programme zur Desktopsuche nicht zwangsläufig etwas kosten müssen. Natürlich gibt es kostenpflichtige Vollversionen, aber viele Hersteller bieten auch kostenlose Free-Versionen an, die durchaus praktikabel sind. Damit Sie mit ihren Daten, Emails und Dokumenten optimal arbeiten können, ist ein solches Suchprogramm mit Sicherheit sinnvoll, zumal klassische Such-Software, wie die Windows- oder Outlook Suche, nicht in dieser Weise ausgereift und optimiert ist.
Schnell entscheiden und den Rest ignorieren!
„Es ist nicht wenig Zeit, die wir haben, sondern es ist die viele, die wir nicht nützen“ (Lucius Annaeus Seneca).
Dieses Zitat soll Sie nicht dazu verleiten, sich vermehrtem Stress auszusetzen oder alles gleichzeitig machen zu wollen. Vielmehr kann man daraus lernen, dass wir uns mit relativ unwichtigen Dingen oft zulange aufhalten und dadurch sehr viel Zeit verlieren. Wenn Sie also das nächste Mal vor der Entscheidung stehen, ob Sie eine Mail löschen sollen oder wo eine Datei abgespeichert wird, dann entscheiden Sie zügig. Dabei ist, wie so oft, der erste Gedanke passend. Ähnliches gilt auch, wenn Sie Dokumente oder Dateien bearbeiten. Bevor Sie die Tätigkeit ewig auf Wiedervorlage stellen und sich dann immer wieder neu einlesen müssen, ist es wahrscheinlich sinnvoller, sofort damit zu beginnen.
Natürlich kann diese Methode nur bis zu einer gewissen Grenze angewandt werden. Wenn der tägliche Arbeitsaufwand tatsächlich zu hoch wird, das Postfach überquillt und noch alle möglichen Dinge erledigt werden müssen, dann hilft auch schnelles Entscheiden relativ wenig. An diesem Punkt wird es wichtig Dinge zu ignorieren. Nicht jede Email benötigt eine Antwort und nicht alle Dateien können und müssen bearbeitet werden. Tätigkeiten oder Aufgaben, die ein gewisses Maß an Wichtigkeit nicht aufweisen, werden demzufolge ignoriert. Mit dieser Vorgehensweise legen Sie in Stoßzeiten den Fokus auf die Aufgaben von Belang, sparen Zeit und behalten ihre Prioritäten im Blick.
Mails morgen beantworten!
Das Prinzip dieses Yesterbox-Tipps ist denkbar einfach, hört sich jedoch im ersten Moment etwas abwegig an: Beantworten Sie einfach alle Mails eines Tages erst am nächsten Tag. Wenn Sie also mittwochs 54 Mails in Ihrem Postfach haben, werden diese erst am Donnerstag beantwortet. Ein positiver Aspekt dieser Methode ist, dass Sie immer zu Beginn jedes Arbeitstages wissen, wie viele Emails Sie bearbeiten müssen. Darüber hinaus werden Sie nichtmehr durch ständig eingehende Emails abgelenkt, da Sie diese erst wieder am nächsten Tag bearbeiten und nichtmehr darauf achten müssen. Speziell für Mitarbeiter und Führungskräfte, deren Postfach regelmäßig aus allen Nähten platzt, bietet sich dieser Ratschlag besonders an. Denn über den Tag hinweg kommen keine neuen Mails hinzu, um die Sie sich kümmern müssten und Sie können im Voraus planen, wann Sie ihr Postfach leeren.